Format Surat Rasmi merupakan surat bersifat formal dan ditulis untuk kepentingan umum. Surat kiriman rasmi mempunyai format yang sangat berbeza dengan format kiriman tidak rasmi.
Dalam menulis surat kiriman rasmi, penulis perlu sensetif dengan penggunaan tanda baca seperti penggunaan huruf besar dan huruf kecil. Format surat kiriman rasmi perlu diikut dengan betul dan tepat. Pelajar yang memilih menjawab soalan surat kiriman rasmi dalam peperiksaan peluang untuk hilang markah tinggi sekiranya tidak mahir dengan format tetapi mudah mendapat markah sekiranya pelajar mahir dengan format.
Siapa Perlu Tahu Tentang Format Surat Rasmi
Kebiasaanya surat kiriman rasmi dihantar bagi urusan rasmi dalam pelbagai bidang. Tidak kira siapa anda, sebenarnya semua orang perlu ambil tahu dan cakna tentang cara penulisan dan format surat rasmi yang tepat.
Contohnya, jika di sekolah murid-murid akan di ajar penulisan format surat rasmi kerana ianya merupakan salah satu item di dalam topik pembelajaran mereka. Maka ini bermakna guru dan murid sama-sama perlu tahu dan cakna tentang penulisan format surat rasmi yang tepat.
Begitu juga dengan ibubapa, katakan suatu hari anda mempunyai urusan keluarga dan anak anda tidak dapat hadir ke sekolah. Maka anda perlu menulis surat rasmi kepada guru menyatakan ketidakhadiran anak anda ke sekolah kerana sebab tertentu bukannya ponteng. Ini penting bagi mengelakkan kehadiran anak anda dalam eKehadiran APDM ditanda sebagai ponteng kerana tiada sebab untuk tidak hadir.
Selain itu, di dalam urusan pekerjaan pastinya akan melibatkan banyak penulisan surat rasmi. Maka benarlah bahawa penulisan surat rasmi ini sangat penting. Oleh sebab itu semua orang wajib untuk mengetahui cara penulisan atau format surat rasmi yang tepat.
Tujuan Surat Rasmi di Tulis
Menulis surat kiriman rasmi mempunyai tujuan yang tertentu. Tujuan haruslah rasmi dan formal. Sebagai contoh untuk menulis surat kepada PIBG untuk menjemput ke majlis di sekolah. Guru tidak boleh menulis surat kiriman tidak rasmi memandangkan ini merupakan urusan rasmi.
Bagi menulis surat kepada kawan-kawan tidak perlu menggunkan format surat kiriman rasmi kerana kandungan surat tidak formal. Ianya lebih sesuai menggunakan surat kiriman tidak rasmi. Di bawah merupakan tujuan-tujuan surat rasmi di tulis.
- Permohonan – contoh : memohon kerja atau bantuan
- Surat Aduan atau Bantahan – contoh : aduan kerosakan dewan
- Surat Pesanan – contoh: Pesanan buku perpustakaan sekolah
- Surat Rayuan – contoh: Rayuan perpindahan
- Surat Jemputan – contoh: Jemputan menghadiri mesyuarat
- Surat Makluman – contoh : Makluman tidak hadir ke sekolah
Teknik Penulisan Surat Rasmi Yang Ringkas & Padat
- Dalam menulis surat kiriman rasmi perlu mengikut format yang tepat dan betul.
- Gunakan ejaan dan tanda baca dengan betul. Contohnya penggunaan huruf besar dan huruf kecil.
- Gunakan bahasa yang mudah, tepat dan padat. Surat kiriman rasmi tidak perlu untuk menulis ayat yang panjang.
- Elakkan bahasa kiasan dan ungkapan peribahasa.
Gambaran Format Surat Rasmi Melalui Ilustrasi
Pembaca boleh rujuk gambar di bawah bagi menerangkan mengenai format surat kiriman rasmi.
Gambar di atas menerangkan secara lengkap format surat kiriman rasmi. Setiap format perlu diikut dengan betul dan tepat.
Diharapkan bahan ini dapat membantu guru dalam mengajar murid membuat surat kiriman rasmi. Guru boleh berkongsi bahan ini kepada guru-guru yang lain. Sekiranya guru mempunyai bahan yang lebih baik boleh kongsikan kepada kami. Kami akan kongsikan bahan-bahan yang diperolehi kepada semua guru di luar sana.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan